「プロジェクトRIN」は記録の一元管理、情報の素早い共有などを通じて、間接業務を効率化することを目的として生まれた、障がい福祉サービス事業所に特化した業務支援システムです。
通所型はタイムカード打刻から始まります。
いつでも簡単に、同時に記録を入力可能。
隙間時間にどんどん記録できます。
全体状況も一目瞭然。
様々なデータを確認できます。
利用者の情報も一元管理。
もう書棚にはいきません。
確認が必要なものはデジタルサインで。
利用実績表の出力ともおさらばです。
プロジェクトRinは、障がい福祉事業所と共同でシステムを開発。
通所型、計画相談、定着支援、児童、グループホーム、どれも業務の流れに沿った設計で、必要な項目を網羅。
また、画面の作りもわかりやすさを重視し、誰もが直感的な操作で簡単に使用して行けるように作られています。職員は、迷うことなく日々の記録を付けることが出来ます。利用者のさまざまな情報や個別支援計画、過去の記録などの情報にすぐにアクセス。管理者も、月間の実績や、計画書のタスク状況をすぐに把握。記録不備や、受給者証の更新期限など、様々な色分け機能やアラーム機能で状態をお知らせし、管理の負担を大幅に軽減します。
業務を理解して作ったプロジェクトRINを体感してください。
障がい福祉サービスの悩みの種であるたくさんの事務作業。システム化されていないと、何をするにも無駄が起こり、それが積み重なると、膨大な時間ロスに。
…利用者のあの情報がどこにあるかわからない…。
…他の職員がExcelを開いていて記録がつけられない…。
…紙での運用がとても大変…。等々。
プロジェクトRINで解決しましょう。
システムにログインすれば、いつでも最新の情報にアクセス。職員間の情報連携が飛躍的に向上し、利用者支援に役立ちます。空いた時間で、本来の支援にじっくりと取り組め、サービス全体の底上げにつながります。
事業所内の膨大な書類に圧倒されていませんか？
プロジェクトRinでは、記録はもちろん、個別支援計画、精算書、領収書、代理受領通知もペーパーレスで運用するため、作成したデータをPDFで利用者へメール送付可能です。いきなり全てのペーパーレスは難しくても、事業所のペースに合わせて徐々に進めましょう。
障がい福祉サービス業のデジタル化、ICT化は待ったなし。SDG'sを踏まえ、デジタル化、ペーパーレス化を進めていきましょう。
プロジェクトRINなら、最終的には、契約書などを除くほぼすべての書類のペーパーレスが実現できます。
基本的にはプロジェクトRinはパソコンで使用を想定していますが、シーンに応じて、タブレットやスマホも活躍します。サービス等利用計画や個別支援計画の説明や同意サインをタブレットで脱ハンコ。
ケース記録等の音声入力や、保護者がサービス提供記録確認はスマートフォンで。デバイスごとに得意な分野を活かして使用できる設計です。
今後もスマートフォン向け機能を拡充していきます。
プロジェクトRinを使いこなし、自由な時間を手に入れましょう。
| プロジェクトRIN | システム導入なし | 他社システム | |
|---|---|---|---|
| 業務に 沿った 作りと 使いやすさ |
 障がい福祉サービス事業所とシステムを共同設計。業務に沿った作りで、使いやすさ重視の画面設計。 |
 システムがないため、どうやって運営していくか、まよいやすく、無駄も多い。 |
 業務に沿った作りになっていないシステムも多くあり、使いにくい場合も。 |
| デジタル化 ペーパー レス |
個別支援計画書から代理受領通知、日々の利用実績まですべてをデジタルで運用可能。 |
今まで通り、日々書類に追われ、効率化とも無縁。 |
個別支援計画や利用実績、代理受領通知などは、紙で運用しなければならないものが多い。 |
| 情報の 一元化 方針統一 |
複数のサービスに対応。多様な事業を運用されていても、情報を一元化でき、方針もシステムに沿って統一。 |
事業所内でも情報の整理ができない。複数事業所に至っては、方針もばらばらになりがち。 |
障がい福祉サービス事業所向けの業務支援システムで、複数のサービスに対応したものは少ない。 |
| 費用対効果 | 間接業務にかかる人件費削減効果が大きい。また、２事業目以降の費用が安く、複数事業を展開している組織にはメリット大。 |
システムを導入しないことによる人件費増で結局はマイナス。 |
２事業目以降も同様の費用が掛かる場合がある。 |
- 導入されている事業所様の声- （いただいた声をそのまま掲載しております）
佐賀市にて生活訓練、就労移行、放課後デイを運営しています。
プロジェクトRINの導入後、タイムカードの管理が簡潔になり、出欠が視覚で分かるようになり、実績表や本人の記録に、タイムカードの情報が自動で入っていくので事務の簡素化になりました。
退勤の時も、サインをする事で、印鑑での管理がなくなり事務が簡素化されました。利用者一人ひとりの日々の記録、個別支援計画書等を職員全員が把握でき、職員全員で共有できます。
利用開始から、利用終了までの事務手続きがシステム化されているから、仕事がとてもスムーズに進んでいます。
システムの中に、サビ管業務のフォーマットがすべて入っていて仕事の効率が上がりました。他にも、システムの中ですべての管理ができ、全体的な事務の簡素化につながります。
予定表機能で、モニタリングの時期、個別支援計画書の作り替えの時期が分かるのも、非常に助かります。
また、利用者の日々の記録をファイルする必要がなくなり、ペーパーレスも進み助かっています。
システムの中に利用者のすべての情報が入っており、職員全員が閲覧できており、一元化されています。別事業所の情報も閲覧でき、情報収集が容易です。
今となっては、このシステムは、手放せません！
弊社は、現在全国15拠点で就労移行支援事業所を運営しております。
プロジェクトRINは、複数のセンターの情報をワンタッチで確認することができ、便利です。
特に災害時に本社のスタッフがご利用者様の情報を確認し、必要な連絡をすることができたのは助かりました。また、ケース記録や欠席時記録など、デフォルトで入れておきたい文言を設定できるため、必要事項の記載漏れが大幅に削減できました。
ほかにも、支給決定期間や障害者手帳の有効期限、月間の利用状況等一目でわかるため便利です。間接業務としての負荷も、記載内容のチェックや書き方の指導の負担が大幅に軽減されました。
支給決定期間等の情報の共有が離れた場所でも簡単にできています。利用者負担の請求書や代理受領通知書等、印刷してお渡ししていたものがメールでお渡しできるのは大幅に負担が減っています。
また、作成されたPDFを所定の場所に格納するルールとすることでファイリングする必要もないため、重たいファイルとの格闘も必要なくなりました。
予定表で、モニタリングや個別支援計画の実施状況が確認できますので、現場とのコミュニケーションがとりやすいです。
使い方のルール設定をすれば、どこのセンターに行ってもすぐに対応できます。日々、機能のブラッシュアップがされており「お知らせ」を楽しみに見ているスタッフもおります。
計画相談支援とB型事業所で利用しています。計画相談は現在400名程の利用者様にサービスを提供させていただいておりますが、システム利用なしでの運用は考えられません。情報の共有がやりやすく、担当スタッフの不在時でも連携がとりやすいです。
予定表によるモニタリング時期の設定や移動が簡単で分かりやすく、とても助かっています。
B型事業所では、利用者の利用実績（時刻）の管理が非常に楽になりました。また、利用者様一人一人の情報が全てまとまっているので見やすく、管理もしやすいです。
記録を書く時にあらかじめテンプレートが作っておけるので、日々の業務の時短にも繋がっています。モニタリングや計画書等の期限や時期、また障がい者手帳や受給者証の期限が一目で分かるので助かります。
管理している利用者様の情報をスタッフ全員がいつでも確認することができ、どこに何があるか？と探すこともなく情報の一元化もできています。
ペーパーの使用はなくなり、すべてがプロジェクトRINで管理できています！
今までのソフトは事業所にいないと利用できなかったのですが、プロジェクトRINは訪問先での記録や、会議議事録の即時作成ができる点が一番ありがたかったです。
通所事業所では、電子サインのタイムカードが便利で、そこで記録した利用時間を、転写ツールを通して請求に反映できる為に、請求事務の時間が大幅に短縮され、直接支援の充実も図れています。
まだメールでの送付を当事業所が行っていない為、ペーパーレスは完遂できていないのですが、今後はさらにシステムを活用し、積極的にペーパーレスを進めていきたいです。
情報は支援メモがありがたく、これがあることで、朝の時間に記録を見て注意事項を確認することで個別支援の充実が図れています。
放課後デイサービスで利用させてもらっています。プロジェクトRINを利用して今まで悩んでいたことが解消されました。1つ目はペーパーレスが進んだことです。 サービス提供実績票をスマホで保護者に確認していただける機能や、清算書・代理受領通知のPDFメール送信などにより、ほとんどの紙が必要なくなり、大変助かっています。 2つ目としては、保護者にスマホから事業所利用の予約を行ってもらえるようになり、集計も簡単になったことです。 また予約が送迎表と連携されており、反映されてわかりやすいです。 3つ目としては、簡易入力システムを使って請求しているのですが、利用実績（利用時刻）がツールにより転写できるので、ミスが減り、負担がかなり軽減されています。 利用開始から、利用終了までの事務手続きがうまくシステム化されており、仕事がとてもスムーズに進みます。 おかげで業務全般が効率化され、職員の負担も軽減されました。システムの内容もカスタマイズされていき便利な機能が追加されていっているので、これからも期待しています！
導入前まではモニタリング時期をExcel管理しており、利用者が150名程度までは管理も何とか可能でしたが、それ以上になり全体的に管理が出来ず困っておりました。
そこでプロジェクトRINを導入し、良かった点が大きく2点あります。1点目はサービスの追加をした場合、相談支援の期間が変わる事があり、それによりモニタリング時期が変更になる場合にもこのシステムは即対応できます。
また、2点目は同じ事業所に複数名の利用者が通所／利用されている場合に、一括管理できてるのでのモニタリング加算も取得しやすいです。
モニタリング時期の確認や更新時期をオンタイムで複数台のPCから確認出来る事で事務作業が軽減できました。また、更新時期の漏れが無くなる事で、更新忘れなどのトラブル処理も無くなりました。
正直な所、タブレットを持参してその場での入力する事で完全にペーパーレスまでは出来ていませんが、請求業務の際に一覧表を出力する事で確認できる為、ペーパーレスも若干進んでいます。
現在、システムと紙ベースの個人ファイルの2つの方法でやっていますが、ほぼシステムのみで対応が可能な為、大雨や台風などの災害の場合、在宅勤務の対応もスムーズにできています。
なお、同法人内の別拠点との連携も可能になりました。（相談支援と就労移行）
プロジェクトRINを利用してよかった点は、デジタルを活用した包括的な管理システムであることです。
利用者様の記録はクラウドで管理されており基本的にいつでもどこでも見ることができるので便利です。
直接支援に関する報告を行政に上げる際に情報をデータ化して管理していることで報告をスムーズに上げられるようになり、
直接支援に使える時間や支援に関する会議に使える時間が増えました。
また記録の記入の時間の削減、情報共有の簡易化により不要な残業も減らせています。職員の勤怠もデジタルで管理できるので非常に便利です。
プロジェクトRIN導入前は紙に支援記録を書いており場所をとっていましたが、日々の記録はペーパーレスになり場所をとりません。過去の記録をさかのぼることもすぐにでき便利です。
スタッフ間での情報の共有もしやすくなったのでミーティングの時間を短縮することができました。過去の記録など必要な情報にアクセスするのにも便利です。必要なデータは適宜印刷できるのが便利です。
個別支援計画やモニタリングのお知らせ機能が助かります。直感的に操作することができ簡単に使えます。
就労移行支援事業所で利用しています。利用していて良いなと感じるところは、業務に関する利用者情報のすべてのデータが集約されているため、瞬時に利用者の状況を把握することができることです。 また、すべてのスタッフが同じ情報を同時に共有できるため、利用者へ統一した対応を行いやすくなりました。 情報共有のための時間が大幅に軽減するため、直接支援にあたる時間や今後の対応を検討するための話し合いの時間を増やすことができています。 そこから労働時間の管理もしやすくなり残業もなく業務をすることができるようになりました。ペーパーレスについても、利用者の個人情報がデータとして管理ができることから大幅に印刷物を減らすことができています。 情報の一元化ができたことも、非常に良かった点です。特に受給者証の情報、個別支援計画などすべてのスタッフで管理をし、漏れがないように業務を行うことができて助かっています。 記録など全スタッフでリアルタイムで反映されるため、記載漏れや間違いなどに気づきやすくなりました。運営面では利用者数など運営に関わる数字がすぐにわかるため、書類作成にとても便利です。 出欠を電子管理できるため、利用実績の記載間違いなどもなくなり、とても良いといわれています︕
福岡市にて就労移行支援・就労継続支援B型の多機能型事業所を運営しています。
プロジェクトRINを導入して、利用者の情報を包括的にまとめることができるほか、受付業務や稼働率計算などの細かなニーズにも手が届く点が良かったと思います。
そして何より請求業務の自動スクリプトがあるのとないのでは月末の忙しさが変わってきます。
また他のスタッフがいつどんな支援をやったのか、いつでも振り返ることが出来て、情報共有がより密になりました。
利用者の情報管理については紙をほとんど使うことがなく、PCでアクセスするだけで業務を行うことができています。
おかげでコロナ対策における在宅勤務実施の際でも、機密情報の紙を外部に持ち出すことなく、利用者の情報においては特に問題が起こることがありませんでした。
業務改善の相談をすると実際に実装していただいたことがあり、そのおかげで在宅での訓練の管理が楽になりました。
プロジェクト RINに関するご相談は、メールもしくはお電話にて随時受け付けております。ご質問や使用方法、導入方法などお気軽にご連絡ください。 お問合せ後、担当者より改めてご連絡いたします。
